Marchés publics 3.0: gestion de projet dans les marchés publics importants

La gestion de projet est souvent utilisée pour les marchés importants.

Il est clairement défini quelles sont les responsabilités de chacun. Un planning est établi, avec des tâches et des jalons concrets. Grâce à cette gestion de projet, la probabilité d'un résultat positif (dans les délais, dans les limites du budget, pas de litige, pas d'action syndicale, pas de nécessité d’invoquer de la  garantie ou de réclamation en dommages) et du résultat (répondre aux attentes initiales) est plus grande que lorsque les tâches sont effectuées ad hoc.

Mais appliquez-vous également la gestion de projet aux marchés publics ? Le processus de passation des marchés publics au sein de votre organisation est souvent assez complexe, tant sur le plan administratif que juridique. En outre, les marchés publics impliquent souvent beaucoup d'argent et, outre la clarté des objectifs à atteindre, la transparence est également souhaitable en matière de gestion budgétaire. Surtout, il est également nécessaire de garantir les efforts inlassables et l'implication de tous les collaborateurs et parties prenantes. Donc, les ingrédients parfaits pour commencer ici avec une approche par projet.

Comment débuter la gestion de projet pour votre marché public?

Au cours de cette formation, des techniques éprouvées de gestion de projet sont spécifiquement appliquées aux marchés publics importants.

Grâce à un bon timing et une bonne communication avec tous les responsables, vous pouvez tirer le meilleur parti de votre marché public. Cela laisse une impression positive sur vos collègues et les fournisseurs qui souscrivent à des marchés publics.

A l'issue de cette formation vous pourrez identifier les différentes étapes de la passation d'un marché public important et pouvoir faire les choix nécessaires dans le respect de la législation sur les marchés publics, élaborer un plan de projet, réaliser les analyses nécessaires, évaluer correctement et minimiser les risques (en termes de temps, de budget et d'attentes), obtenir l'approbation de vos superviseurs et gérer et suivre le projet.

Vous verrez que le déroulement d'un marché public important est plus fluide.

1.Introduction

•Qu’est-ce qu’un marché public important ?

•Qu'est-ce que la gestion de projet ?

2.Gestion de projet

•Définition d'un projet

•Caractéristiques d’un projet

oLimitation dans le temps et l'espace.

oCiblé.

oCaractère unique, donc un certain degré de méconnaissance.

oCapacités définissables requises, donc prévisibilité raisonnable

oContribution à caractère interdisciplinaire.

oDemande la contribution de diverses unités organisationnelles et fournisseurs.

oDirigé par une personne.

•Problèmes dans un projet

oProblèmes liés à un projet spécifique

•Objectif peu clair.

•On ne sait pas à qui il est destiné.

•Changements constants.

•Pas de respect des délais

•Est trop cher

•Les gens ne coopèrent pas.

oProblèmes associés à l'exécution de plusieurs projet

•Priorisation entre les projets.

•Les différentes phases d'un projet (inspirées des techniques PMBOK)

oPourquoi faut-il travailler par phases?

•Plus gérable.

•Réduction de l’incertitude.

•Morceaux prêts pour prendre des décisions.

•Go/no go intervalles.

•Progrès/progressions visibles.

•Communication/coordination.

•Meilleure réalisation des changements d'équipes.

oInitiating

oPlanning

oExecuting

oControlling

oClosing

3.Gestion de projet pour les marchés publics importants

•Le démarrage d'un marché public important

oCadre juridique des marchés publics (rappel)

oQuel est l'objectif du marché : l'objectif du projet

oCaractéristiques d'un bon chef de projet pour un marché public important : connaissances, compétences et attitudes requises

oRédaction d'une charte de projet

Mandat

Cadre :

•Portée du projet : contexte, utilité / nécessité

•Relation avec les objectifs de l’organisation

Moyens :

•Enveloppe budgétaire

•Moyens spécifiques : machines, personnel, matériel d'essai

Organisation :

•Rôles : client, chef de projet, membres de l'équipe

•Examens et rapports

•Pouvoirs (ce qui est autorisé, ce qui ne l’est pas)

•Méthodes d'évaluation

oProspection du marché

oLa procédure de marché public

L’estimation du marché

La procédure de négociation

Procédure ouverte ou restreinte (pour information)

Les délais (rappel)

•Le plan du projet

oQui fait quoi : décrire les responsabilités

oDifférents acteurs dans les marchés publics importants

Internes (services au sein de mon organisation)

Externes (ex. experts, soumissionnaires)

Déclaration de confidentialité

oQuels jalons est-ce que je veux atteindre ?

oLe processus pour passer un marché public important

Le cycle des achats

La publication : l’avis de marché

•Critères de sélection

Le Cahier Spécial des Charges (CSC)

•Critères d’attribution

Critères de sélection et Critères d’attributionConditions techniques vs conditions fonctionnelles

•Amendes, pénalités

•Délivrables

•Gestion des risques

Ouverture des offres

Régularités des offres

•Possibilités de correction

•Réserves

•Hypothèses

Evaluation des offres

•Matrice d'évaluation

•Comité d'évaluation

Déclaration de confidentialité

Négociations

•Techniques

•Aspects pratiques (timing, convocations, rapports, …)

•Méthode de l’“entonnoir”

Offres complémentaires et BAF(F)O

Constitution du dossier d’attribution

Information et stand-still

Notification du marché

La post-publication (Pro memorie)

oLes délais dans les marchés publics importants

oComment formaliser mon plan du projet ?

oLe plan du projet comme outil de communication interne

•La mise en œuvre du projet

oElaboration du plan des jalons (en MSProject)

oSuivi des jalons et objectifs (en MSProject)

oGantt Chart (en MSProject)

oClasser les responsabilités et les tâches des différents acteurs

oInteraction avec les soumissionnaires : quand et sur quoi ?

oPorter une attention aux différentes étapes de mon plan de projet : rédaction du CSC - attribution et mise en œuvre

oPremière analyse : durée totale et chemin critique

•Quelle est la durée totale du projet ?

•Chemin critique

Allouer d'abord les ressources rares au chemin critique

•Raccourcir la durée du projet

oNivellement des ressources

oGestion des risques :

•Pendant la passation

•Pendant l’exécution

•Terminer le projet

•Évaluation : mon objectif a-t-il été atteint (rétroaction)

•Quelles leçons avons-nous apprises ?

4.Communication

•Communication interne

•Motivez votre équipe

•Marchés publics : acceptation et engagement envers les collaborateurs

•Faire face à la résistance aux marchés publics

•Communication externe

•Que puis-je communiquer avec les soumissionnaires (restrictions et possibilités légales)

•Quand communiquer ? Que communiquer ?

•Comment communiquer au mieux et par quels canaux ?

Cette formation comprend un mélange équilibré entre le transfert de connaissances, de multiples cas pratiques et l'interaction entre les participants et l'enseignant.

•Acheteurs

•Chefs de services

•Responsables de projets

•Architectes et bureaux d’études

Une connaissance de base de la législation sur les marchés publics est requise.