Gestion de projet dans le cadre des (grands) marchés publics

Souvent, pour réaliser des travaux volumineux, on fait usage de la gestion de projet. Avant tout, il est clairement défini qui est responsable de quoi. Puis, un calendrier est établi, avec des étapes et des tâches concrètes. Grâce à cette gestion de projet, la probabilité de voir une évolution positive (respect des délais et du budget sans aucun contentieux et sans aucune grève, aucune réclamation de garantie ou de dégâts) et d'obtenir du résultat (satisfaire les attentes initiales) est nettement supérieure à celle lorsque des tâches sont effectuées ad hoc.

Mais appliquez-vous ces techniques de la gestion de projets à vos marchés publics? Souvent, le processus des marchés publics au sein de votre administration ou organisation s'avère être assez complexe, tant au niveau administratif que d'un point de vue juridique. En outre, les marchés publics demandent souvent de grands investissements financiers, raison pour laquelle à part des objectifs clairs, l'administration et le public souhaitent également une transparence au niveau du contrôle budgétaire. Mais, par-dessus tout, la garantie de l'engagement sans faille et la participation de tous les employés et les intervenants est nécessaire. En somme, les ingrédients parfaits pour démarrer avec une approche orientée projet.

Mais comment commencer par la gestion de projet dans le cadre de votre marché public?

Au cours de cette formation des techniques éprouvées de gestion de projet seront appliquées spécifiquement à vos marchés publics. Pas de concepts abstraits, mais que des outils concrets et des plans qui vous serviront pour attaquer comme chef de gouvernement votre projet de marché public dès la création jusque dans la phase finale et même après cela, d'une façon structurée, mais tout aussi pratique!

Après cette formation, vous serez en mesure d'identifier les différentes étapes de l'exécution d'un marché public et de faire les choix nécessaires en ce qui concerne la législation relative aux marchés publics, d'établir un plan de projet dans MS-Project 2010, d'exécuter les analyses nécessaires, d'évaluer les risques (en termes de temps, budget et attentes) et de réduire leur impact au minimum, d'obtenir l'approbation de vos supérieurs et d'ensuite gérer et surveiller le projet. Vous verrez que votre marché public se réalisera de manière plus souple.

Grâce à un bon timing et une bonne communication avec tous les responsables, vous pourrez tirer le maximum de votre marché public. Cela laisse une impression positive auprès de vos collègues et des fournisseurs qui ont soumissionné au marché public.

1. Qu'est-ce la gestion de projet?

• Caractéristiques d'un projet
• Facteurs de réussite et écueils potentiels de votre projet
• Les différentes étapes dans votre projet

2. La gestion de projet et votre marché public

• Démarrer votre marché public
  • Le cadre légal pour les marchés publics
  • Quel est l'objectif de mon marché public: l'objectif du projet
  • Caractéristiques d'un bon chef de projet pour réaliser un marché public: connaissances, compétences et attitudes requises
  • Etablir une charte de projet
  • Travaux, fournitures ou services
  • Procédure d'adjudication ou appel général des offres
  • La procédure négociée
  • Procédure ouverte ou restreinte
  • Estimer la valeur du marché
• Le plan de projet
  • Qui fait quoi: déterminer les responsabilités
  • Les différents acteurs dans le cadre de mon marché public
    • En interne (services au sein de mon administration et organisation)
    • En externe (p. ex. les soumissionnaires)
  • Les jalons (milestones) que je voudrais atteindre
  • Les délais prévus dans la législation sur les marchés public
  • Le calendrier de mon marché public
    • La publication: annoncer le marché
    • Ma question clairement traduite dans le cahier spécial des charges
    • Des critères de sélection aux critères d'attribution
    • Des candidats aux soumissionnaires
    • La publication: le cahier spécial des charges
    • L'ouverture des offres
    • Etablir le dossier d'attribution
    • La notification d'un marché public
    • De soumissionnaire à contractant/fournisseur
    • La publication: attribution d'un marché
  • Comment formaliser le plan de mon projet?
  • Le plan de projet comme moyen de communication en interne
• Au travail : le plan de projet traduit en MS-Project 2010
  • Etablir un calendrier
  • Introduire des tâches
  • Introduire des relations entre tâches
  • Etablir les jalons (milestones)
  • Attribuer des ressources
  • Premières analyses: durée totale et chemin critique (critical path)
  • Analyse de la sensibilité (sensitivity analysis)
  • Réduire la durée du projet (crashing the project)
• L'exécution de mon projet
  • Le suivi des jalons et des objectifs
  • Rappeler les responsabilités et les tâches aux différents acteurs
  • Interaction avec les contractants: quand et comment?
  • Calcul de l'impact d'un changement de délais de livraison en MS-Project2010.
  • Les conditions générales
  • Réception provisoire et définitive
  • Révision de prix, valeur en plus ou en moins
  • La mise en demeure
  • Un audit ISO
  • Intégrer les différentes étapes de mon plan de projet: établir le cahier spécial des charges - attribution et exécution
• Clôturer le projet
  • Evaluation: mon objectif est-il atteint? (rétroaction)
  • Quelles leçons avons-nous appris ?

3. Communiquer

• La communication interne
  • Motiver le team
  • Marchés publics: acceptation et engagement des et envers les employés
  • Traiter des résistances face à des marchés publics ou à un projet spécifique
  • Non seulement chef de projet, mais aussi collègue...
• La communication externe
  • Ce que vous pouvez communiquer aux soumissionnaires et/ou aux fournisseurs (limitations juridiques et possibilités)
  • Quand communiquer quoi?
  • Comment communiquez-vous le mieux et par quels canaux?

• acheteurs
• avocats
• executives
• chefs de département
• gestionnaires de projet